การเปลี่ยนผ่านงานเอกสารที่ซ้ำซ้อน สู่การบริหารจัดการที่แม่นยำ
และตรวจสอบได้ด้วยเทคโนโลยีที่สร้างขึ้นเอง
ตลอดระยะเวลากว่า 3 ปี ในการปฏิบัติงานตำแหน่งนักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการที่กระทรวงการต่างประเทศ ความท้าทายประการหนึ่งที่พบคือกระบวนการจัดการเอกสารที่มีความซ้ำซ้อน ยกตัวอย่างเช่น ข้อมูลชุดเดียวกันแต่ต้องอาศัยการบันทึกแยกกันถึง 3 ไฟล์
ซึ่งนอกจากจะใช้เวลามากแล้ว ยังเพิ่มความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาด เพื่อแก้ไขปัญหานี้ จึงได้ริเริ่มนำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) มาช่วยในการออกแบบและเขียนสูตรคำนวณบน Excel และ Google Sheets เพื่อเชื่อมโยงฐานข้อมูลทั้งหมดเข้าด้วยกัน ทำให้เมื่อมีการบันทึกข้อมูลเพียงครั้งเดียว ระบบจะประมวลผลและส่งข้อมูลไปยังไฟล์ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดระยะเวลาและเพิ่มความแม่นยำในการทำงานได้อย่างเป็นรูปธรรม
เพื่อให้บุคลากรทุกคนสามารถทำรายการโยกย้ายครุภัณฑ์ได้ด้วยตนเอง โดยระบบจะส่งการแจ้งเตือนมายังผู้ดูแลระบบทันทีเมื่อมีการโยกย้ายครุภัณฑ์ พร้อมทั้งเก็บบันทึกประวัติการทำรายการของครุภัณฑ์แต่ละชิ้น และสามารถแนบรูปภาพประกอบได้ ซึ่งช่วยให้การตรวจสอบสถานะครุภัณฑ์มีความสะดวก รวดเร็ว และข้อมูลมีความเป็นปัจจุบันตลอดเวลา
สิ่งที่ได้รับจากประสบการณ์นี้ :
ความภาคภูมิใจที่ได้นำความรู้และทักษะด้านเทคโนโลยีมาแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นจริง ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ
ในการปฏิบัติงาน และลดภาระงานที่ซ้ำซ้อน
คำแนะนำหรือข้อคิดที่อยากฝากถึง :
ปัญหาในกระบวนการทำงานสามารถแก้ไขได้ด้วยเครื่องมือที่มีอยู่รอบตัว การกล้าที่จะตั้งคำถามกับระบบเดิมๆ และเปิดรับเทคโนโลยีใหม่ๆ จะช่วยให้เราค้นพบวิธีการทำงานที่ชาญฉลาดและประหยัดเวลามากยิ่งขึ้น
