ระบบอัตโนมัติ (RPA) กับการลดงานซ้ำ เพิ่มประสิทธิภาพในงานบัญชี: ไม่ใช่เรื่องไกลตัวของวัยรุ่นอย่างเรา!

หวัดดีเพื่อนๆ! เคยรู้สึกเบื่อกับการทำงานซ้ำๆ เดิมๆ ไหม? แบบว่าต้องกรอกข้อมูลเดิมๆ เป็นร้อยๆ รอบ ทำรายงานที่หน้าตาเหมือนเดิมทุกสัปดาห์… เชื่อว่าหลายคนพยักหน้าอยู่แน่ๆ ในฐานะรุ่นพี่ที่เรียนคณะบัญชีฯ/บริหารฯ ขอบอกเลยว่าโลกของตัวเลขก็เจอปัญหานี้เหมือนกัน แต่ตอนนี้! เรามีผู้ช่วยสุดเจ๋งที่ชื่อว่า “RPA” เข้ามาเปลี่ยนเกมทั้งหมด วันนี้เราจะมาเจาะลึกกันแบบเข้าใจง่ายๆ ว่ามันคืออะไร แล้วมันเกี่ยวอะไรกับอนาคตของพวกเรา ไปดูกันเลย!

RPA คืออะไรกันแน่? ไม่ใช่หุ่นยนต์แบบในหนังนะ!

พอได้ยินคำว่า Robotic Process Automation หรือ RPA หลายคนอาจจะนึกถึงหุ่นยนต์แขนกลแบบในโรงงาน หรือ C-3PO จาก Star Wars แต่เดี๋ยวก่อน! ใจเย็นๆ นะเพื่อนๆ RPA ในที่นี้คือ “ซอฟต์แวร์” หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อเลียนแบบการทำงานของมนุษย์บนคอมพิวเตอร์

ลองนึกภาพตามนะ… สมมติเรามี “ผู้ช่วยดิจิทัล” ที่นั่งอยู่ข้างๆ เรา คอยดูว่าเราทำงานยังไง แล้วมันก็จำขั้นตอนเหล่านั้นไปทำตามได้เป๊ะๆ ทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็น:

• การเปิด-ปิดโปรแกรมต่างๆ (Excel, Word, โปรแกรมบัญชี)
• การคลิกเมาส์, พิมพ์คีย์บอร์ด, Copy-Paste ข้อมูล
• การเข้าระบบ (Login/Logout) ตาม Username/Password ที่กำหนด
• การอ่านข้อมูลจากอีเมล, ไฟล์ PDF, หรือ Excel
• การกรอกข้อมูลลงในฟอร์มต่างๆ บนเว็บไซต์หรือในโปรแกรม
• การสร้างรายงานพื้นฐานและส่งอีเมลแจ้งเตือน

พูดง่ายๆ ก็คือ RPA คือ “บอท” ที่ถูกสอนให้ทำงานซ้ำซากจำเจตามกฎเกณฑ์ที่ชัดเจน เปรียบเสมือนการสร้าง Macro ใน Excel แต่ล้ำกว่ามาก! เพราะมันสามารถทำงานข้ามโปรแกรม ข้ามแอปพลิเคชันได้แบบเนียนๆ โดยที่เราไม่ต้องไปยุ่งเลย

ทำไม “งานบัญชี” ถึงเป็นเหมือนสนามเด็กเล่นของ RPA?

คำถามนี้ดีมาก! ที่งานบัญชีกลายเป็นเป้าหมายหลักของ RPA ก็เพราะธรรมชาติของงานบัญชีส่วนใหญ่มันเข้าล็อกกับสิ่งที่ RPA ทำได้ดีที่สุดพอดิบพอดีเลยล่ะ

ลักษณะของงานบัญชีที่ RPA ชอบมาก:

• มีกฎเกณฑ์ชัดเจน (Rule-Based): งานบัญชีเต็มไปด้วยกฎ ระเบียบ และขั้นตอนที่ตายตัว เช่น การบันทึกเดบิต-เครดิต, การคำนวณภาษี, การกระทบยอดธนาคาร ซึ่งเป็นสิ่งที่บอททำตามได้เป๊ะๆ ไม่มีนอกลู่นอกทาง
• ทำซ้ำๆ ปริมาณเยอะ (Repetitive & High-Volume): ลองนึกถึงการคีย์ข้อมูลใบแจ้งหนี้ (Invoice) วันละหลายร้อยใบ หรือการตรวจสอบรายการเดินบัญชีทุกเดือน งานพวกนี้ทำซ้ำๆ จนน่าเบื่อและเสี่ยงต่อความผิดพลาด (Human Error) ซึ่งเป็นงานถนัดของบอทเลย
• ใช้ข้อมูลดิจิทัลเป็นหลัก (Digital Data Input): งานบัญชียุคใหม่ส่วนใหญ่มาจากไฟล์ดิจิทัลอยู่แล้ว เช่น ไฟล์ PDF, Excel, CSV หรือข้อมูลจากระบบ ERP ทำให้ RPA เข้าถึงและดึงข้อมูลไปประมวลผลต่อได้ง่าย

ตัวอย่างงานบัญชีที่ “RPA” เข้ามาช่วยได้

เพื่อให้เห็นภาพชัดขึ้น ลองมาดูตัวอย่างงานที่ปกติพี่ๆ นักบัญชีต้องทำ แต่พอมี RPA เข้ามาช่วยแล้วชีวิตดีขึ้นขนาดไหน

1. การประมวลผลใบแจ้งหนี้ (Invoice Processing)

• แบบเดิม: พี่นักบัญชีต้องเปิดอีเมล, ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้, อ่านข้อมูล (เลขที่, วันที่, ยอดเงิน), แล้วคีย์ข้อมูลทั้งหมดลงในโปรแกรมบัญชีทีละใบๆ ถ้ามี 100 ใบ ก็ทำ 100 รอบ!
• แบบใหม่ (มี RPA): บอทจะสแกนอีเมลอัตโนมัติ, เจออีเมลที่มีใบแจ้งหนี้ก็จะดาวน์โหลดไฟล์เอง, ใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ดึงข้อมูลจาก PDF, แล้วเอาข้อมูลไปกรอกในโปรแกรมบัญชีให้เสร็จสรรพ แถมยังแจ้งเตือนเราได้ด้วยถ้าเจอข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

2. การกระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation)

• แบบเดิม: ต้องดาวน์โหลด Statement จากเว็บธนาคาร, แล้วเอามานั่งเทียบกับข้อมูลในระบบบัญชีทีละบรรทัด… บรรทัดไหนไม่ตรงก็ต้องมานั่งหาสาเหตุ ตาแฉะกันไปข้าง!
• แบบใหม่ (มี RPA): บอทจะล็อกอินเข้าระบบธนาคาร, ดาวน์โหลด Statement ให้, แล้วนำข้อมูลมาเปรียบเทียบกับระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ พร้อมทำรายงานสรุปรายการที่ตรงกันและรายการที่แตกต่างกันออกมาให้พี่นักบัญชีตรวจสอบเฉพาะจุดที่สำคัญ ประหยัดเวลาไปได้มหาศาล

3. การจัดทำรายงานประจำ (Reporting)

• แบบเดิม: ทุกสิ้นเดือนต้องดึงข้อมูลจากหลายๆ ระบบ (เช่น ระบบขาย, ระบบคลังสินค้า) มาใส่ใน Excel, จัดรูปแบบ, สร้างกราฟ, แล้วส่งอีเมลให้หัวหน้า
• แบบใหม่ (มี RPA): ตั้งเวลาไว้เลย! พอถึงสิ้นเดือน บอทจะไปดึงข้อมูลจากทุกระบบที่ต้องการ, รวมข้อมูล, จัดทำเป็นรายงานตาม Template ที่ตั้งค่าไว้, แล้วส่งอีเมลให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ตื่นเช้ามาวันแรกของเดือนก็มีรายงานพร้อมใช้งานทันที!

ประโยชน์ที่ได้

✅ ความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น (Increased Accuracy)

บอทไม่มีคำว่า “เหนื่อย” “เบลอ” หรือ “ตาลาย” มันทำงานตามคำสั่งเป๊ะๆ 100% ทำให้ลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลผิด (Human Error) ซึ่งในงานบัญชี ความผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ อาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่ได้เลยนะ

✅ ประสิทธิภาพการทำงานสูงขึ้น (Higher Productivity)

เมื่อบอทรับงานรูทีนไปทำ พี่ๆ นักบัญชีก็จะมีเวลาเหลือไปทำงานที่ต้องใช้สมองและทักษะขั้นสูงมากขึ้น เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงิน, การวางแผนกลยุทธ์, การให้คำปรึกษาทางธุรกิจ ซึ่งเป็นงานที่สร้างมูลค่าให้องค์กรได้มากกว่าเยอะเลย

✅ ทำงานได้ 24/7 ไม่มีวันหยุด

บอททำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ ไม่ต้องพัก ไม่ต้องลาป่วย ทำให้กระบวนการต่างๆ เช่น การปิดบัญชีสิ้นเดือน สามารถทำได้เร็วขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

✅ พนักงานมีความสุขมากขึ้น (Improved Employee Morale)

เชื่อเถอะว่าไม่มีใครชอบทำงานซ้ำๆ จำเจหรอก การเอางานเหล่านี้ออกจากมือพนักงาน ทำให้พวกเขารู้สึกว่าได้ทำงานที่ท้าทายและมีความหมายมากขึ้น ส่งผลให้ความพึงพอใจในการทำงานสูงขึ้นไปด้วย

RPA จะมาแย่งงานเรามั้ย? !

มาถึงคำถามสุดคลาสสิกที่หลายคนกังวล… แล้วแบบนี้อนาคตของนักบัญชีจะเป็นยังไง? เราจะตกงานกันหมดรึเปล่า?

คำตอบคือ “ไม่ใช่การแทนที่ แต่เป็นการยกระดับ”  RPA ไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อแย่งงานมนุษย์ แต่ถูกสร้างมาเพื่อเป็น “เพื่อนร่วมงานดิจิทัล” ที่จะมาช่วยแบ่งเบาภาระงานน่าเบื่อออกไป ทำให้บทบาทของนักบัญชีในอนาคตจะเปลี่ยนไปในทิศทางที่ดีขึ้น คือ…

• จาก “ผู้บันทึกข้อมูล” (Data Entry) สู่ “ผู้วิเคราะห์ข้อมูล” (Data Analyst): แทนที่จะเสียเวลาคีย์ข้อมูล เราจะใช้เวลาไปกับการดูแนวโน้ม, หา Insight จากตัวเลขที่บอทเตรียมไว้ให้ เพื่อช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจได้ดีขึ้น
• จาก “ผู้ทำตามขั้นตอน” (Processor) สู่ “ผู้แก้ปัญหาและออกแบบกระบวนการ” (Problem Solver & Process Designer): เราจะเป็นคนคอยคิดว่า จะปรับปรุงกระบวนการทำงานตรงไหนให้ดีขึ้นอีก? จะสอนให้บอททำงานใหม่ๆ ที่ซับซ้อนขึ้นได้อย่างไร?
• จาก “คนทำรายงาน” (Report Generator) สู่ “ที่ปรึกษาทางธุรกิจ” (Business Advisor): เราจะนำข้อมูลที่วิเคราะห์ได้ ไปให้คำแนะนำกับฝ่ายบริหาร เพื่อวางแผนกลยุทธ์ของบริษัท

ทักษะที่หุ่นยนต์ทำแทนไม่ได้ เช่น ความคิดสร้างสรรค์ (Creativity), การคิดวิเคราะห์เชิงลึก (Critical Thinking), การสื่อสาร (Communication), และการตัดสินใจที่ซับซ้อน (Complex Decision-Making) จะกลายเป็นสิ่งที่สำคัญและมีค่ามากยิ่งขึ้นในยุคนี้