ป้ายยาสกิลเทพ! วิธีบันทึกบัญชีร้านค้าออนไลน์หลายแพลตฟอร์ม ฉบับ CEO มือใหม่
ขายดีจนงง! ทั้ง Shopee, Lazada, TikTok Shop, LINE MyShop เงินเข้าหลายทางแล้วจะจัดการยังไง? บทความนี้มีคำตอบแบบจับมือทำ ไม่ต้องจบปริญญาตรีบัญชีก็ทำได้!
1. ทำไมต้องปวดหัวกับบัญชี? เช็คลิสต์ความปังที่คนทำธุรกิจ e-Commerce ต้องรู้
บอกเลยว่าเรื่องบัญชีไม่ใช่แค่เรื่องของตัวเลขน่าเบื่อๆ แต่มันคือ “Dashboard” ของธุรกิจเราเลยนะ! การทำบัญชีดีๆ จะช่วยให้เรารู้ว่า…
- กำไรหรือขาดทุนจริง? ไม่ใช่มโนจากเงินที่หมุนในบัญชี
- สินค้าตัวไหนคือ The Best Seller? ตัวไหนเป็นตัวถ่วง ควรตัดสต็อก
- วางแผนภาษีได้เป๊ะปัง ไม่ต้องเจอพี่สรรพากรเรียกคุยแบบเซอร์ไพรส์
- สร้างเครดิตสุดปัง เวลายื่นกู้เงิน ขยายธุรกิจ ธนาคารเห็นตัวเลขสวยๆ ก็พร้อมอนุมัติ
การเข้าใจพื้นฐานเหล่านี้สำคัญมากสำหรับโลกของ e-Commerce ที่มีการแข่งขันสูง การตัดสินใจโดยใช้ข้อมูล (Data-Driven Decision) คือหัวใจสู่ความสำเร็จเลยล่ะ
2. เริ่มต้นยังไงให้โปร? Checklist สำหรับมือใหม่หัดทำบัญชี
ก่อนจะไปลุยบันทึกตัวเลข มาเตรียมตัวให้พร้อมก่อน สเต็ปง่ายๆ ที่จะทำให้ชีวิตดีขึ้น 300%
- แยกบัญชีธุรกิจออกจากบัญชีส่วนตัว: ข้อนี้เบสิกแต่สำคัญที่สุด! เปิดบัญชีธนาคารใหม่สำหรับร้านค้าโดยเฉพาะ จะทำให้การติดตามเงินเข้าง่ายและโปรมาก
- เลือกวิธีการบันทึกบัญชี: สำหรับมือใหม่ แนะนำให้ใช้ “เกณฑ์เงินสด (Cash Basis)” ไปก่อน คือบันทึกเมื่อได้รับเงินสดหรือจ่ายเงินสดจริงๆ ทำความเข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อนเท่าเกณฑ์คงค้างที่นักบัญชีที่จบ ปริญญาตรีบัญชี เขาใช้กัน
- เตรียมเครื่องมือ: ไม่ต้องลงทุนเยอะ! เริ่มจาก Google Sheets หรือ Excel ก็เพียงพอแล้ว สร้างชีตง่ายๆ แยกรายรับ, รายจ่าย, และสรุปกำไรขาดทุน
- สร้าง “ผังบัญชี” ฉบับบ้านๆ: ไม่ต้องตกใจกับศัพท์ยาก! มันคือการจัดหมวดหมู่รายรับ-รายจ่ายของเรานั่นแหละ เช่น
- รายรับ: ยอดขาย Shopee, ยอดขาย Lazada, ยอดขาย TikTok Shop
- ต้นทุนสินค้า (COGS): ค่าสินค้าที่ซื้อมาขาย
- ค่าใช้จ่าย: ค่าการตลาด/ยิงแอด, ค่าแพ็กของ, ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม, ค่าจ้างแอดมิน
Pro-Tip: เก็บเอกสารทุกอย่าง! ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จซื้อของ, สลิปโอนเงิน, ใบกำกับภาษี, Statement จากแพลตฟอร์มต่างๆ ถ่ายรูปเก็บใน Folder แยกตามเดือนไว้เลย ชีวิตจะง่ายขึ้นตอนทำสรุปปลายปี
3. Step-by-Step! ขั้นตอนบันทึกบัญชีสำหรับธุรกิจ e-Commerce หลายแพลตฟอร์ม
ถึงเวลาลงสนามจริง! มาดูกันว่าการรวมยอดจากทุกช่องทางต้องทำยังไงบ้าง
Step 1: รวบรวมข้อมูล (Data Collection)
ทุกสิ้นวัน หรือสิ้นสัปดาห์ (แล้วแต่ความขยัน) ให้เราเข้าไปดึง Report จากทุกแพลตฟอร์ม:
- Shopee/Lazada: เข้าไปที่ Seller Centre มองหารายงานการเงิน (Finance Report) หรือ รายงานคำสั่งซื้อ (Order Report)
- TikTok Shop: ไปที่ส่วน “การเงิน” (Finance) เพื่อดูรายละเอียดรายรับและค่าธรรมเนียม
- Website/Social Media: สรุปยอดโอนจาก Statement ธนาคาร
ข้อมูลสำคัญที่ต้องดูคือ: ยอดขายรวม, ค่าธรรมเนียมต่างๆ (GP, Transaction Fee), ค่าส่งที่แพลตฟอร์มเก็บ, และยอดสุทธิที่จะโอนเข้าบัญชีเรา
Step 2: บันทึกลงในตาราง
สร้างตารางใน Excel หรือ Google Sheets โดยมีคอลัมน์ประมาณนี้:
| วันที่ | รายการ | ช่องทาง | รายรับ | รายจ่าย | หมายเหตุ |
|---|---|---|---|---|---|
| 15/10/2567 | ยอดขายสุทธิ | Shopee | 5,500 | หลังหักค่าธรรมเนียม | |
| 15/10/2567 | ค่าแพ็กของ (กล่อง,บับเบิ้ล) | – | 350 | ซื้อจากร้าน A | |
| 16/10/2567 | ยอดขายสุทธิ | TikTok Shop | 3,200 | หลังหักค่าคอมฯ |
บันทึกทุกอย่าง ทั้งรายรับจากทุกช่องทาง และรายจ่ายทุกบาททุกสตางค์ ไม่ว่าจะเป็นค่าของ ค่าแอด ค่าอุปกรณ์ต่างๆ
Step 3: กระทบยอด (Reconcile)
ทุกสิ้นเดือน ให้เอา Statement บัญชีธนาคารของร้านมาเทียบกับตารางที่เราทำ ว่ายอดเงินเข้า-ออกตรงกันมั้ย ถ้าตรงกันก็คือเริ่ด! ถ้าไม่ตรงต้องรีบหาสาเหตุทันที
4. Level Up! เทคนิคอัปสกิลการเงินและภาษีสำหรับเจ้าของธุรกิจตัวจริง
พอเริ่มคล่องแล้ว และธุรกิจโตขึ้น การใช้ Excel อาจจะไม่พอ ถึงเวลาต้องอัปเกรด!
- ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์: เดี๋ยวนี้มีโปรแกรมดีๆ ที่เชื่อมต่อกับแพลตฟอร์ม e-Commerce ได้เลย ทำให้ดึงข้อมูลอัตโนมัติ สะดวกและลดความผิดพลาดได้เยอะมาก ลองศึกษาดูนะ (คลิกอ่าน: วิธีเลือกโปรแกรมบัญชีให้เหมาะกับร้านค้าออนไลน์)
- ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ: เมื่อรายได้แตะหลักแสนหลักล้าน การวางแผนภาษีจะซับซ้อนขึ้น การมีที่ปรึกษาหรือสำนักงานบัญชีคอยดูแลจะคุ้มค่ามาก คนเหล่านี้มีความรู้ระดับ ปริญญาโท หรือ ปริญญาเอก ด้านบัญชีโดยตรง ช่วยให้เราประหยัดภาษีได้อย่างถูกกฎหมาย
- ศึกษาเรื่องภาษี: ทำความเข้าใจพื้นฐานภาษีที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจออนไลน์ เช่น ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา, ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เมื่อไหร่ต้องจด? คำนวณยังไง? แหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือที่สุดคือเว็บไซต์ของ กรมสรรพากร โดยตรง
5. Q&A ถามมา-ตอบไว ไขทุกข้อสงสัยเรื่องบัญชีร้านค้าออนไลน์
Q1: ขายของออนไลน์ ต้องเริ่มทำบัญชีตั้งแต่เมื่อไหร่?
A: ตั้งแต่วันแรกที่เริ่มขายเลย! ยิ่งเริ่มเร็วยิ่งดี จะทำให้เรามีนิสัยทางการเงินที่ดี ไม่ต้องมาปวดหัวรวบรวมข้อมูลย้อนหลังซึ่งวุ่นวายและอาจตกหล่นได้ง่ายมาก
Q2: จำเป็นต้องใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์เลยไหม? หรือใช้ Excel ไปก่อนได้?
A: สำหรับช่วงเริ่มต้นที่ออเดอร์ยังไม่เยอะมาก (ไม่เกิน 10-20 ออเดอร์ต่อวัน) การใช้ Excel หรือ Google Sheets ก็เพียงพอและประหยัด แต่ถ้าธุรกิจเติบโต ออเดอร์เยอะขึ้น การลงทุนใช้โปรแกรมบัญชีจะช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดได้มหาศาล คุ้มค่าในระยะยาวแน่นอน
Q3: รายได้จากแพลตฟอร์ม e-Commerce ต้องนำมาคำนวณภาษีทั้งหมดเลยไหม?
A: ใช่ค่ะ ต้องนำรายได้ “ก่อนหักค่าธรรมเนียม” ทั้งหมดมารวมเป็นเงินได้เพื่อยื่นภาษี แต่เราสามารถนำค่าใช้จ่ายต่างๆ เช่น ต้นทุนสินค้า ค่าการตลาด ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม มาหักเป็นค่าใช้จ่ายได้ (ตามเงื่อนไขของสรรพากร เช่น การหักแบบเหมา หรือหักตามจริง) การทำบัญชีที่ดีจะช่วยให้เรารู้ค่าใช้จ่ายตามจริงและวางแผนภาษีได้ดีขึ้น
การทำบัญชีอาจจะดูยุ่งยากในช่วงแรก แต่เมื่อไหร่ที่เราทำจนเป็นนิสัย มันจะกลายเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดในการขับเคลื่อนธุรกิจ e-Commerce ของเราให้เติบโตอย่างยั่งยืนและมั่นคง ไม่ว่าคุณจะจบ ปริญญาตรีบัญชี มาหรือไม่ก็ตาม สกิลนี้คือสิ่งที่เจ้าของธุรกิจทุกคนต้องมี!
