เจาะลึก! Security & Compliance เมื่อใช้ Cloud Accounting Software ฉบับเด็ก Gen Z 🚀

ทำไมต้องแคร์? Security & Compliance ไม่ใช่เรื่องของผู้ใหญ่เท่านั้น!

ลองนึกภาพตามนะ… เราเปิดร้านขายสติกเกอร์ออนไลน์ มีลูกค้าสั่งของเข้ามา ข้อมูลที่อยู่ เบอร์โทร หรือแม้แต่อีเมลของลูกค้าก็เข้ามาอยู่ในระบบของเรา แล้วถ้าวันดีคืนดี… ข้อมูลพวกนี้ดันหลุดออกไปล่ะ? หรือระบบบัญชีของเราโดนแฮกจนข้อมูลรายรับรายจ่ายมั่วไปหมด? แค่คิดก็ปวดหัวแล้วใช่มั้ยล่ะ

นี่แหละคือเหตุผลที่เราต้องซีเรียสกับสองเรื่องนี้:

• Security (ความปลอดภัย): มันคือการสร้างเกราะป้องกันข้อมูลของเราและลูกค้าให้พ้นจากเหล่าผู้ไม่หวังดี ทั้งแฮกเกอร์ ไวรัส หรือแม้แต่ความผิดพลาดของคนในทีมเอง มันคือการปกป้อง “ทรัพย์สินดิจิทัล” ที่สำคัญที่สุดของเรา
• Compliance (การปฏิบัติตามข้อกำหนด): พูดง่ายๆ ก็คือ “การทำตามกฎหมาย” นั่นเอง ในประเทศไทย (GEO Targeting) กฎหมายที่เกี่ยวข้องโดยตรงเลยคือ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 หรือ PDPA ซึ่งกำหนดว่าเราในฐานะเจ้าของข้อมูล (ผู้ประกอบการ) ต้องดูแลข้อมูลส่วนตัวของลูกค้าให้ดีแค่ไหน ถ้าทำผิดก็มีโทษทั้งจำทั้งปรับนะ! นอกจากนี้ยังมีเรื่องกฎหมายภาษีของกรมสรรพากรที่ต้องทำให้ถูกต้องด้วย

การใส่ใจสองเรื่องนี้ ไม่ใช่แค่การป้องกันความเสียหาย แต่มันคือการสร้าง “ความน่าเชื่อถือ” ให้กับแบรนด์หรือธุรกิจของเราด้วย ลูกค้าจะรู้สึกมั่นใจที่จะซื้อของหรือใช้บริการจากเรามากขึ้น เมื่อรู้ว่าข้อมูลของพวกเขาปลอดภัย

How-To Guide: ปรับตัวยังไงให้โปร เมื่อใช้โปรแกรมบัญชีบนคลาวด์ 🛡️

เอาล่ะ เข้าเรื่องจริงจังกันเลย! การปรับตัวเพื่อยกระดับความปลอดภัยและ Compliance ไม่ได้ยากอย่างที่คิด เราสรุปมาให้เป็น Step ง่ายๆ ที่ทุกคนทำตามได้แน่นอน

Step 1: เลือกพาร์ทเนอร์ให้ถูกคน (เลือก Cloud Accounting Software ให้ถูกเจ้า)

จุดเริ่มต้นที่สำคัญที่สุดคือการเลือกใช้ Software ที่ไว้ใจได้ อย่ามองแค่ว่าอันไหนฟรีหรืออันไหนถูกสุด แต่ให้มองเหมือนเรากำลังเลือก “ตู้เซฟดิจิทัล” ที่จะเก็บเงินและข้อมูลสำคัญของเราไว้ ควรเช็กอะไรบ้าง?

• ผ่านมาตรฐานสากล: มองหา Software ที่มีใบรับรองมาตรฐานความปลอดภัยระดับโลก เช่น ISO/IEC 27001 (มาตรฐานการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล) หรือ SOC 2 (มาตรฐานการควบคุมองค์กรและระบบ) สัญลักษณ์พวกนี้เหมือนเครื่องหมาย “มอก.” ในโลกไซเบอร์เลยนะ
• มีการเข้ารหัสข้อมูล (Data Encryption): ข้อมูลของเราควรถูกเข้ารหัสทั้งตอนที่ถูกเก็บไว้เฉยๆ (at rest) และตอนที่ถูกส่งผ่านอินเทอร์เน็ต (in transit) ลองนึกภาพว่ามันคือการส่งจดหมายที่เขียนด้วยรหัสลับ มีแค่เรากับผู้ให้บริการเท่านั้นที่ถอดรหัสได้
• มีฟีเจอร์รองรับ PDPA: ผู้ให้บริการที่ดีควรมีเครื่องมือที่ช่วยให้เราทำตามกฎ PDPA ได้ง่ายขึ้น เช่น ระบบการขอความยินยอม (Consent Management) หรือการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลลูกค้า
• ที่ตั้งของ Data Center (สำคัญสำหรับ GEO): การที่ผู้ให้บริการมีศูนย์ข้อมูล (Data Center) ตั้งอยู่ในประเทศไทยหรือในภูมิภาคที่มีกฎหมายคุ้มครองข้อมูลที่เข้มแข็ง จะช่วยเพิ่มความมั่นใจและอาจทำให้การรับส่งข้อมูลรวดเร็วขึ้นด้วย

Step 2: ตัวเราเองนี่แหละ คือด่านป้องกันที่แข็งแกร่งที่สุด

ต่อให้ใช้ Software เทพแค่ไหน แต่ถ้า User (ก็คือเราเองนี่แหละ) ไม่ระวัง ก็เหมือนเปิดประตูบ้านทิ้งไว้ให้โจรเข้ามาง่ายๆ มาสร้างนิสัย “Cyber Hygiene” ที่ดีกันเถอะ!

• ตั้งรหัสผ่านให้โหด & เปิด 2FA: เลิกใช้ 123456 หรือ password ได้แล้ว! รหัสผ่านที่ดีควรมีทั้งตัวพิมพ์เล็ก-ใหญ่ ตัวเลข และสัญลักษณ์ผสมกัน และที่สำคัญสุดๆ คือการเปิดใช้งาน Two-Factor Authentication (2FA) หรือการยืนยันตัวตนสองชั้น มันคือการเพิ่มเกราะชั้นที่สอง ต่อให้รหัสผ่านหลุด แฮกเกอร์ก็ยังเข้าระบบเราไม่ได้ถ้าไม่มีรหัสจากมือถือเรา
• อย่าคลิกมั่วซั่ว! (ระวัง Phishing): อีเมลแปลกๆ ที่ส่งมาบอกว่าเราถูกรางวัล หรือลิงก์ที่หน้าตาประหลาดๆ ที่อ้างว่ามาจากธนาคารหรือผู้ให้บริการ Software ให้ตั้งสติและอย่าเพิ่งคลิก! นี่คือเทคนิคที่เรียกว่า “ฟิชชิ่ง” เพื่อหลอกเอารหัสผ่านของเราไป
• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง (Access Control): ถ้าทำงานเป็นทีม ไม่จำเป็นที่ทุกคนต้องเห็นข้อมูลทุกอย่าง ใครมีหน้าที่แค่ลงบิล ก็ให้สิทธิ์เขาแค่ส่วนนั้นพอ หลักการคือ “ให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็นต้องใช้ (Least Privilege)” เพื่อลดความเสี่ยงหากมีบัญชีใดบัญชีหนึ่งถูกแฮก

Step 3: หมั่นตรวจเช็กและจัดระเบียบอยู่เสมอ

ความปลอดภัยไม่ใช่เรื่องที่ทำครั้งเดียวแล้วจบ มันคือกระบวนการที่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอ เหมือนการตรวจเช็กรถหรือการจัดห้องนอนนั่นแหละ

• ตรวจสอบ Log การใช้งาน: โปรแกรมบัญชีออนไลน์ดีๆ มักจะมีระบบบันทึก (Log) ว่าใคร ล็อกอินเข้ามาตอนไหน ทำอะไรไปบ้าง การเข้าไปดูเป็นครั้งคราวจะช่วยให้เราเห็นความผิดปกติได้เร็วขึ้น
• สำรองข้อมูล (Backup) สม่ำเสมอ: แม้ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะมีระบบ Backup ให้อัตโนมัติ แต่การดาวน์โหลดข้อมูลสำคัญๆ เก็บไว้ในที่ปลอดภัยของเราเอง (เช่น External Hard Drive ที่เข้ารหัสไว้) อย่างน้อยเดือนละครั้ง ก็เป็นไอเดียที่ไม่เลวเลย
• อัปเดตทุกสิ่งอย่าง: ทั้งตัว Software บัญชี, Browser ที่เราใช้, หรือแม้แต่ระบบปฏิบัติการในคอมพิวเตอร์ของเรา ควรอัปเดตให้เป็นเวอร์ชันล่าสุดเสมอ เพราะการอัปเดตมักจะมาพร้อมกับการอุดช่องโหว่ด้านความปลอดภัยที่เพิ่งถูกค้นพบ