วางระบบบัญชีธุรกิจยังไงให้ปัง? ฉบับวัยรุ่น Gen Z เริ่มต้นธุรกิจ
การทำธุรกิจก็เหมือนการเล่นเกม RPG เกมหนึ่ง บัญชีก็คือหน้าจอ Status ที่บอกค่าพลังทั้งหมดของเรา:
- รายรับ (Income): คือค่า EXP ที่เราเก็บได้
- รายจ่าย (Expenses): คือ MP หรือ Stamina ที่เราใช้ไป
- กำไร (Profit): คือแต้มที่เราเหลือเอาไว้อัปเกรดตัวละคร (ธุรกิจ) ให้เทพขึ้น!
ถ้าเราไม่ดูแดชบอร์ดเลย เล่นไปมั่วๆ อาจจะใช้สกิลจน MP หมดโดยไม่รู้ตัว แล้วก็ Game Over! การทำบัญชีเลยสำคัญมากเพราะมันช่วย…
1. ทำให้เรารู้สถานะที่แท้จริงของธุรกิจ
ไม่ใช่แค่ความรู้สึกว่า “น่าจะขายดี” แต่เป็นตัวเลขจริงๆ ที่บอกว่าเรา “กำไร” หรือ “ขาดทุน” กันแน่ สินค้าตัวไหนขายดี ตัวไหนเป็นตัวถ่วง จะได้วางแผนถูก
2. ช่วยในการตัดสินใจที่เฉียบคมขึ้น
พอมีข้อมูลตัวเลขอยู่ในมือ เราจะตัดสินใจได้ดีขึ้น เช่น “เดือนนี้กำไรเยอะ งั้นเอาไปลงโฆษณา TikTok เพิ่มดีกว่า” หรือ “ค่าส่งของแพงไปแฮะ ลองหาเจ้าใหม่ที่ถูกกว่านี้ดีไหม?” มันคือการวางกลยุทธ์โดยใช้ Data ไม่ใช่มโน!
3. สร้างความน่าเชื่อถือ & เปิดประตูสู่การเติบโต
อนาคตถ้าธุรกิจเราโตขึ้น แล้วอยากจะไปขอกู้เงินจากธนาคาร หรือหาคนมาร่วมลงทุน สิ่งแรกที่เขาจะขอดูก็คือ “สเตทเมนต์” หรือ “งบการเงิน” ของเรานี่แหละ ถ้าเรามีระบบบัญชีที่ดี มันคือการบอกว่า “ธุรกิจผมโปรนะเว้ย!”
4. เตรียมพร้อมสำหรับ “บอสใหญ่” ที่ชื่อว่า…ภาษี
ใช่แล้ว เมื่อมีรายได้ถึงเกณฑ์ที่กฎหมายในประเทศไทยกำหนด เราทุกคนมีหน้าที่ต้องเสียภาษี การทำบัญชีตั้งแต่เนิ่นๆ จะทำให้เรารู้ว่ารายได้เราเท่าไหร่ ต้องยื่นภาษีเมื่อไหร่ จะได้ไม่โดนเรียกเก็บย้อนหลังจนจุก!
Step-by-Step: วางระบบบัญชีให้ธุรกิจเล็กๆ ของเรา 🚀
โอเค! มาถึงภาคปฏิบัติกันแล้ว ไม่ต้องกลัวนะ มันไม่ได้ยากอย่างที่คิด พี่จะย่อยมาให้เป็นสเต็ปง่ายๆ เหมือนเล่นเกมผ่านด่านเลย
ด่านที่ 1: แยกบัญชี! (เรื่องที่ผิดพลาดกันเยอะที่สุด)
นี่คือกฎเหล็กข้อแรกและสำคัญที่สุด: ต้องแยกบัญชีธนาคารส่วนตัวกับบัญชีธุรกิจออกจากกันเด็ดขาด! อย่าใช้บัญชีเดียวกันรับเงินค่าขนมจากแม่ แล้วก็รับเงินจากลูกค้าเด็ดขาด เพราะ…
- มันมั่ว! สิ้นเดือนมาจะงงมากว่ายอดนี้เงินใครเข้า เงินไหนใช้ส่วนตัว เงินไหนคือต้นทุน
- ติดตามยากมาก! การทำสรุปรายรับ-รายจ่ายจะกลายเป็นฝันร้ายทันที
- ดูไม่เป็นมืออาชีพ เวลาลูกค้าโอนเงินแล้วชื่อบัญชีเป็นชื่อเล่นเราเฉยๆ มันก็ดูไม่โปรเท่าไหร่เนอะ
Action: ไปเปิดบัญชีธนาคารใหม่เลย 1 บัญชีสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ อาจจะตั้งชื่อร้านต่อท้ายชื่อเราก็ได้ เดี๋ยวนี้เปิดออนไลน์ง่ายนิดเดียว!
ด่านที่ 2: เลือกเครื่องมือคู่ใจ (Choose Your Weapon)
เราไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมเทพๆ ราคาแพงตั้งแต่แรก เริ่มจากอะไรง่ายๆ ก่อนได้เลย
- Level 1 (มือใหม่หัดจด): สมุดบัญชีธรรมดาๆ หรือจะใช้ Google Sheets / Microsoft Excel ก็ได้ ข้อดีคือฟรีและยืดหยุ่นสูง แค่สร้างตารางง่ายๆ: วันที่ / รายการ / รายรับ / รายจ่าย / คงเหลือ
- Level 2 (เริ่มโปร): ลองใช้ แอปพลิเคชัน/โปรแกรมบัญชีออนไลน์ ที่ออกแบบมาสำหรับธุรกิจเล็กๆ ในไทยโดยเฉพาะ เช่น FlowAccount, PEAK โปรแกรมพวกนี้จะช่วยทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นมาก ออกใบเสร็จสวยๆ ได้ สรุปยอดให้ดูเป็นกราฟได้เลย บางเจ้ามีแพ็กเกจสำหรับคนเริ่มต้นที่ไม่แพงด้วยนะ
ด่านที่ 3: รู้จักและเก็บ “ไอเทมสำคัญ” (เอกสาร)
ในโลกของบัญชี เอกสารคือหลักฐานยืนยันทุกอย่าง เหมือนเป็นไอเทมในเกมที่เราต้องเก็บให้ครบ ไม่งั้นจะไปต่อไม่ได้ เอกสารสำคัญที่ต้องเก็บเสมอคือ:
- หลักฐานการรับเงิน: สลิปโอนเงินจากลูกค้า, ภาพแคปหน้าจอ
- หลักฐานการจ่ายเงิน: ใบเสร็จค่าของ, สลิปโอนเงินจ่ายค่าส่งของ, ใบเสร็จค่าโฆษณา
- ใบแจ้งหนี้ (Invoice): กรณีที่เราขายของให้ลูกค้าแล้วเขายังไม่จ่ายเงินทันที
- ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี: เมื่อเราจดทะเบียนเป็นบริษัทแล้ว (อันนี้ไว้ตอนโตค่อยว่ากัน)
Pro-Tip: ถ่ายรูปเก็บทุกอย่าง! สร้างอัลบั้มในมือถือหรือโฟลเดอร์ใน Google Drive แยกเป็นเดือนๆ เลยว่า “รายจ่ายเดือนมกรา”, “รายรับเดือนมกรา” รับรองว่าชีวิตดีขึ้น 300%
ด่านที่ 4: ลงบันทึกทุกการเคลื่อนไหว (Grinding & Farming)
ด่านนี้คือหัวใจเลย คือ “การบันทึก” นั่นเอง ต้องทำให้เป็นนิสัยเหมือนเราอัปเดตสตอรี่ IG ทุกวัน มีเงินเข้าปุ๊บ บันทึก! มีเงินออกปั๊บ บันทึก!
ต้องบันทึกอะไรบ้าง?
- รายรับ (Revenue): เงินที่ได้จากการขายสินค้า/บริการทุกบาททุกสตางค์
- รายจ่าย (Expenses): อันนี้สำคัญมาก ต้องแยกประเภทให้ชัดเจน เช่น
- ต้นทุนสินค้า (Cost of Goods Sold): เงินที่จ่ายไปเพื่อให้ได้ของมาขาย เช่น ค่าวัตถุดิบ, ค่าสินค้าที่รับมา
- ค่าขนส่ง (Shipping Cost): ค่ากล่อง, ค่าบับเบิ้ล, ค่าส่งของให้ลูกค้า
- ค่าการตลาด (Marketing): ค่ายิงแอดใน IG, Facebook, TikTok
- ค่าใช้จ่ายอื่นๆ: ค่าแพลตฟอร์ม, ค่าอินเทอร์เน็ต (ถ้าใช้เพื่อธุรกิจ), ค่าเดินทางไปซื้อของ
ทำให้เป็นนิสัย อาจจะตั้งเวลาไว้เลยว่าทุกคืน 3 ทุ่ม จะมานั่งเคลียร์บัญชี 15 นาที แรกๆ อาจจะฝืนๆ หน่อย แต่พอทำไปสักพักมันจะกลายเป็นเรื่องชิลๆ เลย
ด่านที่ 5: สรุปผล & วางแผนสู้ต่อ (Review & Strategize)
ทุกสิ้นเดือน เราต้องมาสรุปผลการ “ฟาร์ม” ของเรากันหน่อย สิ่งที่ต้องทำคืองบง่ายๆ ที่เรียกว่า “งบกำไรขาดทุน”
รายรับทั้งหมด – รายจ่ายทั้งหมด = กำไร (หรือ ขาดทุน)
การทำแบบนี้ทุกเดือนจะทำให้เราเห็นภาพรวมว่าธุรกิจเรากำลังโตขึ้น, ทรงๆ หรือกำลังถอยหลัง เราจะเห็นว่าค่าใช้จ่ายส่วนไหนมันบวมเกินไป เดือนหน้าจะได้ลดถูกจุด หรือเห็นว่าสินค้าตัวไหนทำกำไรให้เรามากที่สุด จะได้โฟกัสโปรโมตมันมากขึ้น
Pro-Tips จากรุ่นพี่: อัปเลเวลสกิลบัญชีให้เหนือกว่าใคร 🌟
อย่าลืม “ต้นทุนแฝง” (Hidden Costs)
วัยรุ่นมักจะลืมคิดค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ที่ซ่อนอยู่ เช่น ค่าไฟ, ค่าอินเทอร์เน็ต, ค่าโทรศัพท์ที่ใช้คุยกับลูกค้า, ค่าเสื่อมของอุปกรณ์ (คอมพิวเตอร์, มือถือ) หรือแม้แต่ค่าเสียเวลาของเราเอง! ลองพยายามลิสต์ออกมาให้หมด จะได้รู้ต้นทุนที่แท้จริง
จัดการสต็อกสินค้า (Inventory Management) คือเพื่อนซี้ของบัญชี
นับสต็อกสินค้าอย่างสม่ำเสมอ สินค้าที่ค้างสต็อกนานๆ คือ “เงิน” ของเราที่จมอยู่นะ! การรู้ว่ามีของเท่าไหร่ จะช่วยให้เราวางแผนสั่งของล็อตใหม่ได้แม่นยำ และยังช่วยป้องกันของหายได้อีกด้วย
เรื่องภาษี…ไม่ต้องกลัว แค่ต้องรู้!
สำหรับธุรกิจในประเทศไทย เมื่อไหร่ก็ตามที่เรามี รายได้ (ไม่ใช่กำไรนะ) จากการขายของออนไลน์เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี เรามีหน้าที่ต้องจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และถ้ารายได้สุทธิ (หลังหักค่าใช้จ่าย) เกินเกณฑ์ ก็ต้องยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาด้วย ไม่ต้องตกใจ! แค่ให้รู้ไว้ว่ามันมีอยู่จริง เมื่อธุรกิจเราโตถึงจุดนั้น ค่อยหาที่ปรึกษาหรือสำนักงานบัญชีมาช่วยก็ได้ แต่การทำบัญชีดีๆ ไว้ตั้งแต่แรก จะทำให้การจัดการเรื่องพวกนี้ง่ายเหมือนปอกกล้วยเลย
คำถามที่พบบ่อย (Q&A) จากชาว Gen Z นักธุรกิจ
Q: เพิ่งเริ่มทำร้านเล็กๆ ใน IG จำเป็นต้องใช้โปรแกรมบัญชีแพงๆ เลยไหมคะ?
A: ไม่จำเป็นเลย! เริ่มจาก Google Sheets หรือ Excel ก่อนได้เลย ฟรีและดีมาก พอร้านเริ่มโต ออเดอร์เริ่มเยอะจนจดมือไม่ไหว ค่อยขยับไปใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ก็ได้จ้ะ เอาที่เราสะดวกและไม่สร้างภาระค่าใช้จ่ายให้ตัวเองเกินไป
Q: ถ้าเผลอลืมบันทึกค่าใช้จ่ายบางอย่างไป ทำยังไงดีครับ?
A: ไม่เป็นไร เรื่องพลาดกันได้! พยายามนึกย้อนหลังหรือหาหลักฐาน (เช่น สลิปในแอปธนาคาร) มาบันทึกให้ได้มากที่สุด แต่ถ้าหาไม่ได้จริงๆ ก็ปล่อยไป แล้วจำไว้เป็นบทเรียนว่าต่อไปต้องรีบบันทึกทันที อย่าเครียดเกินไปนะ การเริ่มต้นคือการเรียนรู้!
Q: เมื่อไหร่ถึงควรจ้างนักบัญชี?
A: เมื่อเรารู้สึกว่างานเอกสารมันเยอะจนไม่มีเวลาไปพัฒนาสินค้าหรือดูแลลูกค้า หรือเมื่อรายได้เราสูงจนเริ่มงงกับเรื่องภาษี การมีผู้เชี่ยวชาญมาช่วยจะคุ้มค่ามาก เพราะเขาจะช่วยเราประหยัดภาษีได้อย่างถูกกฎหมายและทำให้เรามีเวลาไปโฟกัสกับสิ่งที่เรารักจริงๆ
Q: การทำบัญชีช่วยให้ขอเงินทุนจากพ่อแม่มาขยายร้านได้จริงเหรอ?
A: จริงมาก! ลองนึกภาพเราเดินไปขอเงินพ่อแม่ พร้อมกับสมุดบัญชีที่โชว์ตัวเลขกำไรสวยๆ ทุกเดือน มันน่าเชื่อถือกว่าการเดินไปพูดลอยๆ ว่า “ร้านขายดี ขอตังค์เพิ่มหน่อย” เยอะเลย! มันแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบและความจริงจังของเรา
บทสรุป: บัญชีไม่ใช่เรื่องน่ากลัว แต่เป็นเข็มทิศนำทางธุรกิจ
เห็นไหมว่าการวางระบบบัญชีจริงๆ แล้วมันมีหลักการง่ายๆ แค่ “แยก”, “เก็บ”, “จด”, และ “สรุป” เท่านั้นเอง มันอาจจะดูเป็นงานน่าเบื่อในช่วงแรก แต่เชื่อพี่เถอะว่ามันคือรากฐานที่แข็งแกร่งที่สุดที่จะทำให้ธุรกิจเล็กๆ ของเราเติบโตไปได้อย่างยั่งยืน
อย่ามองว่ามันเป็นภาระ แต่มองว่ามันคือเครื่องมือทรงพลัง เป็นเหมือน GPS ที่คอยบอกทางให้ธุรกิจของเราเดินไปข้างหน้าอย่างมั่นคง ไม่หลงทาง และไปถึงเป้าหมายได้เร็วยิ่งขึ้น!
สู้ๆ นะ ว่าที่ CEO ทุกคน! มีคำถามอะไรเพิ่มเติม คอมเมนต์ไว้ได้เลยนะ เดี๋ยวพี่มาตอบ!
