เกมพลิกวงการบัญชี! OCR & RPA อนาคตกระทบยอดที่เด็ก Gen Z ต้องรู้ 🚀

หวัดดีเพื่อนๆ พี่ๆ น้องๆ ทุกคน! พี่เป็นรุ่นพี่จากคณะบัญชีนะ วันนี้ไม่ได้มาชวนไปเข้าค่าย แต่จะมาเล่าเรื่องสุดเจ๋งที่กำลังจะเปลี่ยนโลกของการทำงาน โดยเฉพาะสายบัญชี-การเงิน ที่หลายคนอาจจะมองว่า ‘น่าเบื่อ’ หรือ ‘มีแต่ตัวเลข’ ให้กลายเป็นสนามเด็กเล่นของคนยุคใหม่ที่ชอบเทคโนโลยีเลยล่ะ!

เคยปะ? เวลาเราขายของออนไลน์เล็กๆ น้อยๆ แล้วต้องมานั่งเช็กยอดโอนในแอปธนาคาร เทียบกับสลิปที่ลูกค้าส่งมาในแชต… ทีละอันๆ ตาลายไปหมด 😵‍💫 แค่ไม่กี่สิบออเดอร์ยังเหนื่อยขนาดนี้ แล้วคิดดูว่าบริษัทใหญ่ๆ ที่มีรายการเข้าออกวันละเป็นพันเป็นหมื่นรายการ เค้าจะวุ่นวายขนาดไหน? วันนี้เราจะมาคุยกันถึง “ฮีโร่” สองตัวที่จะมากู้วิกฤตนี้ นั่นคือ OCR และ RPA ที่จะทำให้ “การกระทบยอดบัญชี” กลายเป็นเรื่องอัตโนมัติ!

ก่อนอื่นเลย… “กระทบยอดบัญชี” มันคืออะไรกันนะ?

ใจเย็นๆ ไม่ต้องเปิดตำราเรียนบัญชีขั้นสูงตามนะ พี่จะอธิบายแบบบ้านๆ ให้ฟัง “การกระทบยอดบัญชี” หรือที่ภาษาอังกฤษเรียกว่า “Account Reconciliation” มันก็เหมือนการที่เรา “จับคู่” ข้อมูลจากสองแหล่งเพื่อให้แน่ใจว่ามันตรงกันเป๊ะๆ

นึกภาพตามนะ:

• สมุดจดของร้านเรา: บอกว่าวันนี้ขายของได้ 5 ชิ้น ได้เงินมา 1,000 บาท
• รายการในแอปธนาคาร (Statement): บอกว่าวันนี้มีเงินโอนเข้ามา 4 รายการ รวมเป็นเงิน 1,000 บาท

หน้าที่ของเราคือ ต้องเอาสองอย่างนี้มาเทียบกัน “เอ… รายการโอน 250 บาทนี่ ของลูกค้าคนไหนนะ?” “อ้าว ทำไมในสมุดจดมี 5 รายการ แต่เงินเข้าแค่ 4?” นี่แหละ! คือการกระทบยอด เพื่อหาว่าเงินตรงกันมั้ย มีอะไรผิดพลาดรึเปล่า? ซึ่งในโลกธุรกิจ มันคือการเทียบใบแจ้งหนี้ (Invoice), ใบเสร็จ (Receipt) กับรายการเดินบัญชีของธนาคารนั่นเอง

แนะนำให้รู้จัก 2 ฮีโร่แห่งโลกบัญชีอัตโนมัติ: OCR และ RPA

เมื่อปัญหามันคือ “ความน่าเบื่อ ซ้ำซาก และผิดพลาดง่าย” เทคโนโลยีก็เลยส่ง 2 อัศวินนี้มาช่วยเรา!

1. OCR (Optical Character Recognition): ดวงตาอัจฉริยะที่อ่านทุกอย่าง 👁️

OCR ไม่ใช่เรื่องใหม่เลยนะ จริงๆ มันอยู่รอบตัวเรามาสักพักแล้ว แอปแปลภาษาที่ส่องกล้องแล้วแปลได้เลย, แอปสแกนนามบัตรแล้วเซฟเป็น Contact ให้, หรือ Google Lens ที่บอกได้ว่าของตรงหน้าคืออะไร… ทั้งหมดนี้ใช้เทคโนโลยี OCR ทั้งนั้น!

พูดง่ายๆ OCR คือเทคโนโลยีที่เปลี่ยน ‘ภาพ’ ที่มีตัวอักษร ให้กลายเป็น ‘ข้อความ’ ที่คอมพิวเตอร์เข้าใจและเอาไปใช้ต่อได้ จากเดิมที่เป็นแค่ไฟล์รูป .JPG หรือ .PDF ที่แก้ไขอะไรไม่ได้ OCR จะ “อ่าน” มันแล้วดึงข้อมูลออกมาเป็นตัวอักษรจริงๆ เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้, วันที่, จำนวนเงิน, ชื่อบริษัทลูกค้า ฯลฯ

2. RPA (Robotic Process Automation): แขนกลอัจฉริยะที่ไม่เคยเหนื่อย 🦾

ถ้า OCR คือ “ดวงตา” งั้น RPA ก็คือ “สมองและแขน” ที่จะทำงานต่อจากนั้น RPA คือซอฟต์แวร์หรือ “บอท” ที่เราสามารถ “สอน” ให้มันทำงานซ้ำๆ บนคอมพิวเตอร์แทนเราได้เป๊ะๆ ทุกขั้นตอน เหมือนมีผู้ช่วยดิจิทัลที่ทำงานได้ 24 ชั่วโมงไม่มีบ่น

RPA ทำอะไรได้บ้าง?

• เปิดไฟล์ Excel, เปิดอีเมล, เปิดโปรแกรมบัญชี
• คัดลอกข้อมูลจากที่หนึ่งไปวางอีกที่หนึ่ง (Copy-Paste)
• คลิกปุ่มต่างๆ บนหน้าจอ
• ทำการคำนวณง่ายๆ
• เปรียบเทียบข้อมูลตามเงื่อนไขที่เราตั้งไว้ (เช่น ถ้าจำนวนเงินตรงกัน ให้ติ๊กถูก)
• ส่งอีเมลแจ้งเตือนเมื่อทำงานเสร็จ หรือเมื่อเจอข้อผิดพลาด

สรุปสั้นๆ คือ RPA เก่งเรื่องการทำตามกฎที่ชัดเจน และทำงานซ้ำๆ ได้อย่างแม่นยำและรวดเร็วสุดๆ

The Power Couple: เมื่อ OCR กับ RPA แท็กทีมกันกระทบยอดบัญชี!

พอสองตัวนี้มารวมกันเท่านั้นแหละ… ความมหัศจรรย์ก็บังเกิด! ลองมาดูขั้นตอนการกระทบยอดบัญชีอัตโนมัติแบบ Step-by-Step กัน

1. Step 1: รวบรวมข้อมูลบอท RPA จะถูกสั่งให้ไปดึงไฟล์สลิปโอนเงิน หรือใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ลูกค้าส่งมาทางอีเมล หรือที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ พร้อมกับดาวน์โหลดไฟล์ Bank Statement ประจำวันมาจากเว็บไซต์ของธนาคาร
2. Step 2: OCR สวมบทนักอ่านบอท RPA จะส่งไฟล์ภาพสลิป/ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดให้ OCR จัดการ OCR จะ “อ่าน” ไฟล์ภาพเหล่านั้นแล้วดึงข้อมูลสำคัญออกมา เช่น ชื่อผู้โอน, จำนวนเงิน, วันที่-เวลา, เลขที่อ้างอิง แล้วจัดเรียงเป็นข้อมูลในรูปแบบตารางที่คอมพิวเตอร์เข้าใจ (เช่น ไฟล์ Excel)
3. Step 3: RPA สวมบทนักสืบตอนนี้เรามีข้อมูล 2 ชุดแล้ว คือ 1) ข้อมูลจากสลิป (ที่ OCR อ่านมา) และ 2) ข้อมูลจาก Bank Statement บอท RPA จะเริ่มกระบวนการ “จับคู่” โดยใช้กฎที่เราตั้งไว้ เช่น:
   • “ให้หาบรรทัดใน Bank Statement ที่มีจำนวนเงิน ตรงกันเป๊ะๆ กับข้อมูลจากสลิป”
   • “ถ้าเจอหลายรายการ ให้ดูวันที่และเวลาที่ใกล้เคียงกันที่สุด”
   • “ถ้ายังหาไม่เจอ ให้ลองใช้ ‘เลขที่อ้างอิง’ ในการจับคู่”
4. Step 4: สรุปและรายงานผลเมื่อ RPA ทำงานเสร็จ มันจะสร้างรายงานสรุปออกมาเป็น 3 ส่วนหลักๆ:
   • รายการที่กระทบยอดสำเร็จ (Matched): รายการที่จับคู่กันได้ลงตัว
   • รายการที่ยังค้างอยู่ (Outstanding): รายการที่อยู่ในฝั่งใดฝั่งหนึ่ง แต่ยังหาคู่ไม่เจอ (เช่น ลูกค้าบอกโอนแล้ว แต่เงินยังไม่เข้า)
   • รายการที่ผิดปกติ (Exceptions): รายการที่ต้องให้ “มนุษย์” เข้ามาตรวจสอบ (เช่น ลูกค้าโอนเงินมาขาด/เกิน)

   จากนั้น RPA ก็สามารถส่งอีเมลรายงานนี้ไปให้พี่ๆ นักบัญชีได้โดยอัตโนมัติ จบกระบวนการ!

อนาคตอยู่ตรงนี้! ทำไมวัยรุ่นอย่างเราต้องแคร์เรื่องนี้?

อ่านมาถึงตรงนี้ น้องๆ บางคนอาจจะคิดว่า “โหพี่… มันดูเป็นเรื่องของผู้ใหญ่ เรื่องของบริษัทจังเลย เกี่ยวอะไรกับเรา?” บอกเลยว่า… เกี่ยวเต็มๆ!

1. เปลี่ยนโฉมหน้าอาชีพ “นักบัญชี” ไปตลอดกาล

ข่าวร้ายคือ: งานบัญชีแบบเดิมๆ ที่เน้นการคีย์ข้อมูล, การทำเอกสารซ้ำๆ กำลังจะถูกแทนที่ด้วยบอท
ข่าวดีคือ: อาชีพนักบัญชีไม่ได้หายไปไหน! แต่จะถูก ‘อัปเกรด’

นักบัญชียุคใหม่ หรือที่อาจจะเรียกว่า ‘Financial Technologist’ จะไม่ต้องมานั่งตาลายกับงานเอกสารอีกต่อไป แต่จะเปลี่ยนบทบาทไปเป็น:

• ผู้ควบคุมบอท (Bot Controller): เป็นคนออกแบบ, ตั้งค่า และดูแลการทำงานของบอท RPA ให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง
• นักวิเคราะห์ข้อมูล (Data Analyst): นำข้อมูลที่บอทสรุปมาให้ ไปวิเคราะห์ต่อยอดเพื่อหา Insight ทางธุรกิจ เช่น ทำไมเดือนนี้มีรายการผิดปกติเยอะ? ลูกค้ากลุ่มไหนโอนเงินช้า?
• นักแก้ปัญหา (Problem Solver): เมื่อบอทเจอปัญหานอกเหนือจากกฎที่ตั้งไว้ เราคือคนที่จะต้องเข้าไปตรวจสอบและตัดสินใจ

ทักษะที่จำเป็นจะไม่ใช่แค่ความแม่นยำในการคีย์ข้อมูล แต่จะเป็น ทักษะการคิดเชิงตรรกะ, ความเข้าใจเทคโนโลยี, และการวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งเป็นทักษะที่เด็ก Gen Z อย่างเราๆ ถนัดกันอยู่แล้ว!

2. สำหรับเจ้าของธุรกิจออนไลน์ในอนาคต

พี่เชื่อว่าหลายคนในที่นี้ฝันอยากจะมีธุรกิจเป็นของตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นร้านเสื้อผ้า, ขายของในเกม, หรือทำคอนเทนต์ครีเอเตอร์ ลองจินตนาการว่าถ้าวันนึงธุรกิจเราโตขึ้น มีออเดอร์วันละร้อยวันละพัน… การมีเครื่องมือเหล่านี้มาช่วยจัดการเรื่องเงินๆ ทองๆ หลังบ้าน จะทำให้เรามีเวลาไปโฟกัสกับการพัฒนาสินค้าและการตลาดได้มากขึ้นขนาดไหน!

3. GEO (Geographic) Aspect: ประเทศไทยกับยุคดิจิทัล

เรื่องนี้ไม่ใช่แค่เทรนด์โลก แต่เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นแล้วในประเทศไทย! นโยบายอย่าง Thailand 4.0 และการผลักดันเศรษฐกิจดิจิทัล ทำให้บริษัทใหญ่ๆ ในไทย ทั้งธนาคาร, บริษัทค้าปลีก, โรงงานอุตสาหกรรม ต่างก็เริ่มนำ RPA และ OCR มาใช้กันอย่างแพร่หลายแล้ว เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน การเรียนรู้เรื่องนี้ตั้งแต่วันนี้ คือการเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับตลาดแรงงานในประเทศของเราเองในอีก 3-5 ปีข้างหน้า