น้องๆ หลายคนมีฝันที่อยากทำงานเกี่ยวกับการจัดงานอีเว้นต์ แต่น้องๆ รู้หรือเปล่าว่ากว่าจะออกมาเป็นอีเว้นต์แต่ละงานต้องขั้นตอนอะไรบ้าง..?
1. ตั้งเป้าหมายในการจัดงานเว้นต์ (Identify the objectives)
เมื่อเราได้รับหน้าที่ในการจัดงานอีเว้นต์สิ่งแรกที่ควรเริ่มต้นคือการระบุเป้าหมายในการจัดงานอีเว้นต์นั้นๆ เพื่อให้ทีมงานและผู้มีส่วนร่วมเข้าใจดำเนินการทำงานไปในทิศทางเดียวกัน เช่น การจัดงานเลี้ยงบริษัทประจำปี เป้าหมายคือการสร้างการรู้จักและความเข้าใจในการทำงานระหว่างแต่ละทีมในองค์กรเพื่อพัฒนาผลงานแต่ละทีมอย่างน้อย 20% ในปีต่อไป
2. วางแผนการ จัดงานอีเว้นต์ (Plan the event)
การวางแผนนั้นถือว่าเป็นสิ่งสำคัญมากในเริ่มต้น การจัดงานอีเว้นต์ ดังนั้นการให้เวลาในการวางแผนจึงเป็นส่วนสำคัญในการสร้างงานอีเว้นต์ที่ประสบความสำเร็จ โดยเริ่มจากนำเป้าหมายในการจัดงานอีเว้นต์ที่วางไว้มาดำเนินการต่อเพื่อแตกรายละเอียดงานเป็นส่วนเล็กๆ และแบ่งงานให้คนในทีมรับผิดชอบ
3. กำหนดงบประมาณในการจัดงานอีเว้นต์ (Allocate the budget)
เมื่อเรามีวางแผนใน การจัดงานอีเว้นต์ แล้วส่วนต่อไปคือการจัดสรรงบประมาณในการดำเนินการเพื่อแบ่งสัดส่วนให้เหมาะสมตามรายละเอียดต่างๆ และปรับงบประมาณให้กับรายการที่เราให้ความสำคัญที่สุด
4. การแบ่งงานและหน้าที่ความรับผิดชอบ การจัดงานอีเว้นต์ (Distribute the reponsibility)
เมื่อเรามีทั้งแผนงานในการจัดงานอีเว้นต์และงบประมาณแล้วขั้นตอนต่อไปคือการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบในเรื่องต่างๆ อย่างชัดเจน กำหนดระยะเวลาในการทำงาน และกำหนดวันที่ต้องส่งงาน ในส่วนนี้เราแนะนำให้ใช้ Grant Chart ผ่าน Google Sheet, Asana, หรือ Trello เพื่อช่วยในการจัดการงานอย่างเป็นระบบรวมถึงการติดตามสถานะการทำงานจากผู้ที่รับผิดชอบ โดยกำหนดวันที่ในการส่งงานผู้รับผิดชอบอย่างชัดเจน
5. การดำเนินการภายในวันงานอีเว้นต์ (Deliver the work)
ก่อนเริ่มงานอีเว้นต์จะมีการจัดวาง (setup) อุปกรณ์ในส่วนต่างๆ ก่อนวันจัดงาน 1 วันหรือภายในวันงานในส่วนนี้ผู้ที่รับผิดชอบดูแลควรตรวจสอบรายละเอียดกับผู้ให้บริการให้ตรงตามที่ตกลงไว้รวมถึงความปลอยภัยของผู้ร่วมงาน
เมื่อเริ่มงานอีเว้นต์ผู้รับผิดชอบแต่ละฝ่ายให้รับผิดชอบหน้าที่ในการดำเนินงานตามแผนที่วางไว้ แต่จำเป็นต้องมีอย่างน้อย 1 ทีมในการประสานงานและแก้ไขสถานะการณ์ในกรณีเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดขึ้นโดยอาจจะเป็นเรื่องเล็กน้อยหรือเรื่องใหญ่ก็ตาม เพื่อดำเนินงานไปได้อย่างลุล่วง
หลังจากเสร็จสิ้นจบงานอีเว้นต์ก็ถึงเวลาในการรื้อถอน (dismantle/tear down) ผู้ที่รับผิดชอบงานในส่วนต่างๆประสานงานให้ผู้ให้บริการรื้นถอดเสร็จสิ้นและดำเนินการคืนพื้นที่ให้กับสถานที่ในสภาพเดิม
6. การประเมินผลงานหลังจากการจัดงานอีเว้นต์ (Feedback the stakeholder)
ผู้จัดงานส่วนใหญ่มักจะละเลยการให้ความสำคัญในส่วนสุดท้ายของการจัดงานอีเว้นต์ซึ่งนั่นก็คือการประเมินผลงานของผู้ที่เกี่ยวข้องทุกส่วนไม่ว่าจะเป็นผู้รับผิดชอบประสานงานภายในทีม สถานที่และผู้ให้บริการอีเว้นต์ ซึ่งส่วนสำคัญควรให้ข้อเสนอแนะหรือความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมาเพื่อนำไปปรับปรุงและพัฒนาการดำเนินงาน การให้บริการและการทำงานในครั้งต่อไป
บอกเลยว่าน้องๆ คนไหนมี Inspiration ในด้านงานอีเว้นต์ พี่ขอแนะนำคณะที่น้องสามารถทำตามฝันได้
อย่าง วิทยาลัยการท่องเที่ยวและการบริการ สาขาการจัดการการท่องเที่ยวและไมซ์
สอนทุกรายละเอียดของงานอีเว้นต์ แถมได้ฝึกงานกับองค์กรชั้นนำอีกด้วยนะคะ
ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ลิงก์นี้เลย https://www.spu.ac.th/fac/tourism/th/program/32/
ที่มา : venuee.co
